Hướng dẫn điều chỉnh hoá đơn điện tử

Bài viết tư vấn thủ tục đối với trường hợp hoá đơn điện tử đã xuất nhưng bị sai thông tin, kế toán công ty chưa biết điều chỉnh như thế nào?

Gonnapass xin trả lời như sau:

Hướng dẫn điều chỉnh hoá đơn điện tử khi có sai sót

Khi phát hiện HĐĐT đã lập có sai sót xử lý theo những trường hợp sau

Trường hợp 1: Nếu HĐĐT có sai sót đã lập nhưng chưa gửi cho người mua, chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và chưa kê khai thuế

Về nguyên tắc, trường hợp này có thể xử lý là KHÔNG cần lập biên bản hủy hóa đơn hoặc thu hồi hóa đơn mà chỉ cần lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn lập sai. Hóa đơn điện tử đã hủy không được xóa bỏ mà phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền. (Hướng dẫn tại công văn số 3441/TCT-CS của Tổng cục thuế ban hành ngày 29/8/2019)

Tuy nhiên, trong thực tế xảy ra nhiều trường hợp rủi ro do hóa đơn điện tử đã ký thì có thể bị xem như là đã giao cho người mua hoặc người mua sử dụng hóa đơn này để khai thuế nên phương án an toàn là kế toán có thể cân nhắ xử lý tương tự trường hợp 2 dưới đây: Coi như HĐĐT có sai sót đã lập, gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán, người mua chưa kê khai thuế.

Trường hợp 2: HĐĐT có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người bán, người mua chưa kê khai thuế

Áp dụng điểm 1 điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán thực hiện:

(1) Cùng với khách hàng lập biên bản thu hồi HĐĐT khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên mua và bán và xóa bỏ hóa đơn có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận

(2) HĐĐT đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu

(3) Lập HĐĐT mới theo quy định để gửi cho bên mua. Trên HĐĐT mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Lưu ý về trường hợp này, trước khi huỷ hoá đơn nên in hóa đơn bị huỷ ra bản giấy để lưu trữ làm chứng cứ sau này.

Trường hợp 3: HĐĐT có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán, người mua đã kê khai thuế

Áp dụng điểm 2 điều 9 thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán thực hiện:

(1) Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót hoặc lập biên bản bằng giấy

(2) Lập HĐĐT điều chỉnh sai sót và ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số …, ký hiệu… Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

(3) Sau khi xuất HĐĐT điều chỉnh thì 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định

Tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty bạn đang sử dụng có hay không có chức năng lập hóa đơn thay thế, bạn nên gọi trực tiếp đến số điện thoại hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được hỗ trợ cụ thể.